Regulamin akcji charytatywnej „WAKACJE MARZEŃ 2026”

1. Akcja „Wakacje Marzeń 2026” ma na celu organizację i sfinansowanie wypoczynku letniego dla dzieci i młodzieży znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, w szczególności przebywających w:
   1. domach dziecka,
   2. rodzinnych domach dziecka,
   3. rodzinach zastępczych (z wyłączeniem rodzin adopcyjnych),
   4. innych placówkach opiekuńczo-wychowawczych.
2. Środki zebrane w ramach Akcji przeznacza się wyłącznie na:
   1. sfinansowanie udziału dzieci w koloniach, obozach, wyjazdach edukacyjno-wypoczynkowych lub innych formach zorganizowanego wypoczynku,
   2. sfinansowanie kieszonkowego dla uczestników,
   3. zakup niezbędnego wyposażenia umożliwiającego udział dziecka w wyjeździe (np. odzież, obuwie, plecak),
   4. dodatkowe atrakcje podczas pobytu (np. wycieczki fakultatywne, bilety wstępu, warsztaty),
   5. niezbędne koszty administracyjne bezpośrednio związane z organizacją wypoczynku (np. opłaty bankowe, przelewy międzynarodowe, tłumaczenia), z wyłączeniem jakichkolwiek kosztów stałych funkcjonowania którejkolwiek z organizacji.
3. Niewykorzystane środki pozostają na dedykowanym rachunku i są przeznaczane na ten sam cel w kolejnych edycjach Akcji (w tym ewentualnej edycji zimowej).

§2. Organizatorzy i role poszczególnych podmiotów

1. Organizatorem głównym Akcji jest:
   People for People, org nr 922 360 944, Nord-Odalsvegen 348, 2100 Skarnes, Norwegia.
   People for People odpowiada za koncepcję Akcji, kontakt z placówkami, kwalifikację uczestników oraz realizację celów społecznych.
2. Podmiotem odpowiedzialnym za obsługę finansową Akcji jest:
   EUROPEJSKIE STOWARZYSZENIE PRZEDSIĘBIORCÓW TURYSTYCZNYCH (ESPT),
   KRS 0001168358, NIP 7011256391, REGON 541502725,
   ul. Hoża 86/410, 00-682 Warszawa.
   ESPT otwiera dedykowany rachunek bankowy, przyjmuje wpłaty, prowadzi ewidencję finansową i rozliczenie Akcji.
3. Partnerem medialnym i współorganizatorem aukcji charytatywnej jest:
   TOUR HUB sp. z o.o. (wydawca portalu WaszaTurystyka.pl),
   ul. Wspólna 63B/2, 00-687 Warszawa, NIP 7010944321.
   Tour Hub organizuje aukcję podczas Gali Waszej Turystyki, promuje Akcję w mediach i ma zapewniony pełny wgląd w dokumentację finansową Akcji.
4. Każdy z podmiotów określonych w ust. 1–3 ma prawo wglądu w dokumentację związaną z Akcją i uczestniczy w przygotowaniu sprawozdania końcowego.

§3. Czas trwania Akcji i główne etapy

1. Akcja „Wakacje Marzeń 2026” obejmuje:
   1. etap zbierania środków (w tym aukcję charytatywną podczas Gali Waszej Turystyki 9 stycznia 2026 r.),
   2. etap naboru zgłoszeń dzieci i placówek,
   3. etap kwalifikacji uczestników,
   4. etap organizacji i realizacji wyjazdów,
   5. etap rozliczenia i sporządzenia sprawozdania końcowego.
2. Dokładne terminy poszczególnych etapów ogłaszane będą na stronach internetowych i profilach społecznościowych organizatorów (People for People, ESPT, WaszaTurystyka.pl).

§4. Beneficjenci Akcji

1. Beneficjentami Akcji mogą zostać dzieci i młodzież:
   1. w wieku co do zasady 7–18 lat (dopuszcza się indywidualne wyjątki, jeżeli wymaga tego sytuacja rodzinna lub organizacja konkretnego turnusu),
   2. przebywające w placówkach opiekuńczo-wychowawczych, rodzinnych domach dziecka, rodzinach zastępczych, placówkach interwencyjnych,
   3. znajdujące się w trudnej sytuacji życiowej lub materialnej.
2. Z udziału w Akcji wyłącza się dzieci przebywające wyłącznie w rodzinach adopcyjnych, chyba że organizatorzy zdecydują inaczej w szczególnych, indywidualnie uzasadnionych przypadkach.
3. Akcja ma charakter pomocowy – udział dziecka w wyjeździe nie przysługuje „z mocy prawa” i zależy od dostępnych środków oraz liczby zgłoszeń.

§5. Kto i jak może zgłaszać dzieci do Akcji

1. Zgłoszenia dzieci do Akcji mogą dokonywać wyłącznie:
   1. dyrektorzy placówek opiekuńczo-wychowawczych,
   2. koordynatorzy rodzinnej pieczy zastępczej,
   3. przedstawiciele organizacji prowadzących domy dziecka lub rodzinne domy dziecka,
   4. organizatorzy akcji,
   5. darczyńcy,
   6. w uzasadnionych przypadkach – rodziny zastępcze, jeśli taką możliwość przewidziano w danej edycji.
2. Zgłoszenie odbywa się na podstawie:
   1. formularza zgłoszeniowego udostępnionego przez Organizatora (w formie elektronicznej lub papierowej),
   2. kompletu wymaganych załączników (np. zgody opiekunów, podstawowe informacje o stanie zdrowia, opis sytuacji dziecka/rodzeństwa).
3. W każdym zgłoszeniu należy wskazać m.in.:
   1. dane dziecka,
   2. placówkę/opiekuna zgłaszającego,
   3. krótką informację o sytuacji dziecka oraz uzasadnienie zgłoszenia,
   4. informacje zdrowotne mogące mieć wpływ na udział w zorganizowanym wypoczynku,
   5. preferowany termin/rodzaj wyjazdu (jeśli to możliwe).

§6. Zasady rekrutacji i wyboru uczestników

1. Rekrutacja uczestników dokonywana jest przez Organizatora Głównego we współpracy z ESPT i Wydawcą oraz – w miarę potrzeby – z partnerami turystycznymi (organizatorami wypoczynku).
2. Przy wyborze uczestników brane są pod uwagę w szczególności:
   1. sytuacja życiowa i materialna dziecka,
   2. dotychczasowe możliwości udziału w zorganizowanym wypoczynku (pierwszeństwo mogą mieć dzieci, które nigdy nie były na wakacjach),
   3. rekomendacje placówki/opiekuna,
   4. możliwości organizacyjne i liczba dostępnych miejsc na turnusach.
3. Liczba miejsc jest ściśle uzależniona od kwoty środków zebranych w ramach Akcji oraz cen poszczególnych wyjazdów.
4. Organizator zastrzega, że złożenie zgłoszenia nie gwarantuje zakwalifikowania dziecka do udziału w wyjeździe.
5. Informacja o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu przekazywana jest placówkom/opiekunom drogą mailową lub inną ustaloną formą kontaktu.
6. Ze względu na charytatywny charakter Akcji i ograniczone środki, decyzje o zakwalifikowaniu nie podlegają formalnej procedurze odwoławczej; organizatorzy mogą jednak – w miarę możliwości – proponować udział w kolejnych edycjach dzieciom, które nie zostały uwzględnione w danym roku.

§7. Organizacja wyjazdu i obowiązki uczestników

1. Wyjazdy realizowane są we współpracy ze sprawdzonymi organizatorami turystyki lub podmiotami prowadzącymi wypoczynek dzieci i młodzieży, spełniającymi wymogi prawa (m.in. wpis do odpowiednich rejestrów, zgłoszenie wypoczynku).
2. Placówka/opiekun zobowiązany jest do:
   1. przekazania kompletu wymaganych dokumentów (zgody, informacje medyczne, oświadczenia),
   2. poinformowania organizatora o wszelkich istotnych okolicznościach zdrowotnych i wychowawczych,
   3. zapewnienia, aby dziecko stawiło się w miejscu zbiórki w ustalonym terminie.
3. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania regulaminu wypoczynku oraz poleceń kadry wychowawczej.
4. W przypadku rażącego naruszenia zasad bezpieczeństwa organizator zastrzega sobie prawo do wcześniejszego zakończenia pobytu uczestnika po konsultacji z placówką lub opiekunem.

§8. Zasady przekazywania środków

1. Wpłaty finansowe są dokonywane wyłącznie na dedykowany rachunek bankowy ESPT przeznaczony wyłącznie do realizacji celów Akcji.
2. Darowizny rzeczowe, w tym pobyty hotelowe, vouchery i atrakcje turystyczne przekazywane są Tour Hub sp. z o.o. celem wystawienia ich na aukcję.
3. Każda forma wsparcia podlega ewidencjonowaniu.
4. Darczyńcy mogą otrzymać pisemne potwierdzenie przekazania darowizny.

§9. Aukcja charytatywna

1. Aukcja jest organizowana przez Tour Hub sp. z o.o. jako część programu Gali Waszej Turystyki.
2. Przedmiotami licytacji są wyłącznie darowizny przekazane na cele Akcji.
3. Osoba wygrywająca licytację wypełnia formularz potwierdzający zawarcie zobowiązania, w którym wskazuje:
   – przedmiot licytacji,
   – kwotę,
   – dane kontaktowe,
   – zobowiązanie do wpłaty.
4. Wpłaty z tytułu licytacji trafiają wyłącznie na rachunek dedykowany prowadzony przez ESPT.
5. Całość zgromadzonych środków przeznacza się zgodnie z §1.

§10. Zasady przejrzystości finansowej

1. Wpłaty pieniężne są kierowane wyłącznie na dedykowany rachunek bankowy ESPT przeznaczony na Akcję „Wakacje Marzeń 2026”.
2. Organizatorzy prowadzą ewidencję:
   1. otrzymanych darowizn,
   2. kosztów wyjazdów i świadczeń dla dzieci,
   3. kosztów administracyjnych bezpośrednio związanych z organizacją wypoczynku.
3. Po zakończeniu Akcji sporządzone zostanie pisemne sprawozdanie, obejmujące m.in.:
   1. wysokość zgromadzonych środków,
   2. strukturę wydatków,
   3. liczbę beneficjentów i formy wsparcia.
4. Sprawozdanie podpisują wszystkie trzy podmioty: People for People, ESPT oraz Tour Hub sp. z o.o., i jest ono udostępniane w formie informacji publicznej (w zakresie nienaruszającym prywatności dzieci).
5. Środki zostaną przeznaczone wyłącznie na cele określone w §1 i nie mogą być w żadnej części wykorzystane na cele prywatne lub operacyjne któregokolwiek z organizatorów.
6. Darczyńcy mają prawo wglądu w dokumentację związaną z wydatkowaniem środków.

§11. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych uczestników, beneficjentów oraz przedstawicieli placówek jest People for People.
2. ESPT oraz Tour Hub sp. z o.o. przetwarzają dane osobowe w zakresie niezbędnym do:
   1. obsługi finansowej i księgowej Akcji,
   2. organizacji aukcji oraz kontaktu z darczyńcami,
   3. sporządzenia sprawozdań i rozliczeń.
3. Dane przetwarzane są zgodnie z RODO i odpowiednimi przepisami prawa.
4. Osobom, których dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności prawo dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania oraz wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.
5. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych zawarte zostaną w odrębnych klauzulach informacyjnych przekazywanych placówkom i darczyńcom.

§12. Postanowienia końcowe

1. Regulamin jest dostępny na stronach i profilach Organizatora Głównego oraz współorganizatorów.
2. Organizator zastrzega możliwość wprowadzenia zmian w Regulaminie, o ile nie naruszają one praw nabytych beneficjentów oraz nie zmieniają celu Akcji.
3. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa właściwe dla siedziby poszczególnych podmiotów, w szczególności w zakresie rachunkowości, działalności statutowej i ochrony danych osobowych.